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スケジュール

Posted by chura on 26.2009 ビジネス   0 comments   0 trackback
どうもchuraです。

ブログ開設からいきなりですが、私流のスケジュール管理を・・・

私のスケジュール管理はデジタル、アナログの両方で管理します。アナログもデジタルも両方優れた面があり、得意分野がありますから、両方を分けて考えるよりも両方の良い所を取り入れた管理ができるのがベスト!
しかも私、手帳や文具の様な小物類も大好きですし、デジタルグッズも大好きですから、個人的な欲求も満たす事ができます。好きな事してるからスケジュール管理も長続きしているのかな、とも思っています。

まずはデジタルグッズ。
いつも携帯しているのはこちら。
clie


古い物ですが、SONYの「CLIE TJ25」というPDAです。
今は無き(?)PalmOS搭載のPDAです。個人的にはどうしてもWinCEに馴染めなくて、ずっとPalmばっかり使っています。
こちらは予定の確認であったり、時間アラームであったり、時にはメモを見たりと使い方は様々です。
メモには重要事項を箇条書きにして入れてますので、見たい時にすぐ取り出して見ています。
しかし、こいつは単に「見る」だけで、直接入力する事はまずありません。いくら入力方法が簡単だからといっても、PCのキーボードや手書きに比べると数段劣りますからね。
こいつへの入力はパソコンで行って、リンクしてやります。

link

PCには朝に予定を入力してリンク、夕方には実際にやった事を入力してリンクします。
こうすることによって、持ち出したCLIEで予定を実行しながら、変更が出たら修正をかけて、1日のスケジュールを調整する事ができます。
私はデジタルグッズの利点は、どんなに情報を入れてやったとしても、物自体の重量に変化が無い事と、後から検索が可能であるという事だと考えています。
アナログでは情報が増えれば増える程紙の重さが増えていきますし、時系列で整理していたとしても、言葉で検索するという事はできません。曖昧な記憶に頼って探さないといけません。
ですので、デジタルの得意分野はデジタルにお任せです。

では、アナログはどの様に使うのか。
まず、CLIEと一緒にいつも持ち歩いているのがこちらのミニサイズの手帳。
mini

中はこんな感じです。
mininaka

出先であった事をさっと書き留めるという作業はデジタルグッズでは到底アナログには勝てません。手帳を開いてペンを取り出してさっと書き留めるという動作はアナログの得意分野。
先に書きました様に、CLIEに直接入力しない、と書いたのは、書く動作は全てこいつにお任せだからです。いつ、何を思いつくか分かりませんし、思考の速度により近く書き留める作業にはやっぱりアナログ手帳です。
このアナログ手帳に記入した内容は、夕方にPCを通してCLIEに入力してやります。そうする事で、デジタルの得意な検索も可能になります。検索でひっかかってくれば、あとはアナログ手帳で詳細を確認してやれば良い訳で、いつ、どこで、何を、どうしたのかという事が一発で分かります。
若い頃はほとんど記憶に頼っても大丈夫だったんですが、歳を取るという事は恐ろしいもので、昨日の昼食すら忘れる事がありますからね。

さて、こうしてデジタル、アナログを両方使い分けする訳ですが、外で書き留めるには丁度良いサイズのミニ手帳ですが、細かな内容を記入するにはスペースに限界があります。
忘れる事が当たり前の私は、できるだけ細かな内容を記載しておかないと、せっかく記録しても内容が十分に把握できないで困る事も多々あります。

その為に、もう1冊。
a5mini

これはミニ手帳と比べるため、一緒に撮影したものですが、大きい方がA5のルーズリーフです。
ちなみにこちらの中はこんな感じ。
a5naka


私はルーズリーフは非常に優れた文具だと思っているのですが、システム手帳も同様に、リングが無くてはお話になりません。ところがこのリングが結構厄介者で、記入する時にその高さが結構邪魔なんですね。右側にページに記入する時は、ノートの厚みで段差ができますから、そちらも記入しずらい。
ですから私はルーズリーフはあくまでも「保存しておく物」という考え方をしています。では何に書くのか。私のお気に入りはこれです。
rodia

結構有名なんですが、RhodiaのNo16。何といっても書き味が最高です。油性、水性どちらで書いてもなめらかな書き味。ほんと書きやすい紙質なんですよ。手放せないです。上部にはミシン目が入っていて、1枚ずつ切り離しできますから、こいつにガンガン書き込んでルーズリーフパンチで穴あけしてポンとファイリングします。
ところがこいつ、ちょっと変な奴でして、横幅はA5ぴったりサイズのくせに、高さはフルサイズでA5なんです。つまり、ミシン目で切り離すとかなり縦が短くなってしまうんですよね。ま、最近は慣れましたし、そこが他の人とは違ってて良いかな、なんて考えてます。

書き込む内容は、というと、翌日の朝に、昨日の手帳やCLIEを見ながら、やった事を上段に黒で箇条書きしていきます。
で、箇条書きできたら、その内容について、できるだけ詳細にいつ、どこで、何を、どうしたといった内容で赤で記入していきます。
boubi


こうする事によって、昨日の業務内容であったり、何をどう考えたかといった事を再度自分の頭の中で整理していく事もできます。しかも、その内容を記入しながら今日のスケジュールを再構築していく事もできます。
当日の夕方にやっても良いのですが、夕方は「早く帰りたい」という気持ちが働いてしまって、より詳しい内容が記入できないですし、朝書く事によって脳が起きる様な感じになりますので、朝がお勧めです。しかし、これを記入するだけで30分はかかりますから、常に始業時間の30分前には出勤しています。

毎日これだけの作業をしておくだけで、デジタルでキーワードによる検索を行い、手帳やルーズリーフで内容確認する事ができますので、いつ、どこで、何を、どうしたという事がすぐに分かる様になります。職場では他の誰もが「あれってどうだったっけ?」と聞いてきます。

とはいいましても、私の様に手帳もデジタルグッズも大好き!という人間でなければなかなか手間がかけられないと思いますから、自分にあったスタイルで、毎日楽しみながら工夫する事が大事ですよね。


ちなみに・・・
私の持ち物って全部白いんです。白大好き!
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どうもchuraです。
大好きなこだわりの「物」たちについてご紹介です。
貧乏なので、現行機種をバンバン買ってレビューを書くなんて神技はできませんが、旧機種やお手頃文具たちを私なりのこだわりでご紹介できればな、と思っています。

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